Как се изгражда система за управление на вземанията?

Интервю на Божидар Гергов, изпълнителен директор на Мост Финанс Мениджмънт за сп. Логистика

Специализираните дружества за събиране на вземания са новост  за  българския  пазар на консултантски услуги. Затова решихме да ви запознаем с екипа на Moст финанс мениджмънт, който съдейства на клиентите си не само да си възстановят вече дължими просрочени суми, но и за да управляват ефективно паричните си потоци и да минимизират риска от пораждане на вземания. Всеки клиент може да избира услуги от портфолиото на дружеството или изцяло да му прехвърли дейностите по управлението на вземанията.

Ако трябва в едно изречение да синтезираме дейността на Мост финанс мениджмънт, то ще звучи така: дружеството може да затвори целия кръг от услуги, които да осигурят максимална ефективност – от проучването на клиенти и мониторинг, през извънсъдебни действия до предсъдебни консултации.

Цената на информацията

Проучването и мониторингът целят да се помогне на клиента във вземането на информирано решение за бъдещото партньорство, да се намали рискът от изпадане на потенциалния партньор в свръхзадлъжнялост и невъзможност да погасява задълженията си. Ако например дадено юридическо лице иска да купи стока или услуга от вас на отложено плащане и вие получите информация, че има значителен размер задължения, няколко заведени и спечелени дела за вземания срещу него или в бизнес средите се носи негативна информация за него, едва ли ще сключите с готовност сделката, без поне да поискате частично да ви плати в аванс. Цел та на Мост финанс мениджмънт е да припомни на бизнеса колко ценен ресурс е информацията, както и че една сделка не е печеливша само с факта на нейното сключване. Разполагайки с информация от публични регистри и от медийното пространство, следейки регулярно състоянието на дадена фирма, на- блюдавайки сроковете за изплащането на сумите по сделката – консултантският екип помага на клиентите си да вземат навременни решения и да минимизират риска.

Избор в кръга

А ако все пак се стигне до събиране на просрочени вземания, следва вторият етап – избор в кръга от услуги, който включва комуникация с длъжниците по телефон, както и лични срещи и преговори на адрес. Мост финанс мениджмънт разполага със собствен call center, както и с мрежа от служители в цялата страна, които осъществяват личните срещи с длъжниците. Практиката на екипа показва, че обединяването на усилията на двата отдела е ключът към ефективното събиране на вземания. Всеки длъжник би платил в по-кратки срокове, ако успоредно бъде търсен по телефон и посещаван на адрес.

„На длъжника, независимо дали е физическо или юридическо лице, независимо за какво и колко дължи, трябва ясно да бъде заявено намерението на кредитора да получи дължимата сума. Необходима е регулярност при контактите, изискване на точни и конкретни уговорки за плащане. И разбира се, най-важното, нашите служители търсят най-добрия подход към всеки длъжник във всяка конкретна ситуация, особено когато става въпрос за фирмени вземания и по-сложни казуси. Не на последно място, на тези клиенти, които не желаят да аутсорсват дейността по събиране на вземанията, предоставяме възможността да споделят нашето ноу-хау, да пречупят уменията и възможностите ни през призмата на собствения си бизнес и с наша помощ да изградят ефективна вътрешна система за управление на вземания. Накратко, ние имаме готовност нашите консултанти да се запознаят в детайли с бизнес процесите по управление на вземания, да разработят препоръки за промени и подобрение, да изградят методология за последователни и добре планирани действия за събиране на вземания, да направят обучение на служителите в посока събиране на просрочени вземания“, коментира Божидар Гергов, изпълнителен директор на Мост финанс мениджмънт.

Експертът препоръчва да се сключват сделки с  познати  или предварително проучени партньори, да се следят стриктно сроковете за плащане по сделките и при просрочване да се започнат действия по събиране възможно най-рано. Не на последно място действията по събиране на вземанията не трябва да се изчерпват с едно телефон но обаждане в рамките на един или два месеца. Настоятелността, регулярността, аргументираните преговори от умел преговарящ са ключови елементи за успеха при събирането на вземанията.

Как действат професионалистите?

Няма система за управление на вземания, която да е общоприло жима. Всеки бизнес има своите специфики, трудности и срокове, своите ресурси. За да се разработи ефективна система за управление на вземанията, тя трябва да бъде съобразена с особеностите и нуждите на бизнеса. Именно затова консултантските действия стартират с анализ и оценка на текущите вземания на клиента. Те водят до структуриране и сегментиране на текущите задължения  по различни критерии – демографски и финансови. Това, от своя страна, ще позволи да се предприемат навременни конкретни и специфицирани действия спрямо конкретни групи вземания/длъжници и да се приоритизира работата на въвлечените в процеса по управлението на вземания. Представете си следното: имате вземане от 3 години на база стокови разписки от фирма в силно затруднено финансово състояние; имате и друго вземане от 2 месеца, с договор и фактури от стабилна на пазара фирма. Подходите за събиране на двете вземания не би следвало да са еднакви, сроковете на обработка и вземане на решение не биха били еднакви, ако искате да си върнете парите.

Втора логична стъпка от процеса е одит на настоящите методи и подходи на клиента за управление на вземания. Тук следва да се опознаят системата за управление на просрочени вземания; похватите/методите за събиране на вземания, които се прилагат в момента; периодичността на контакт със задължени лица; възможностите за следене на обещания за плащане.

На базата на проведените анализи и пълното опознаване на бизнес процесите и нуждите на клиента се разработва последователност от действия, които да бъдат прилагани в дружеството с оглед управлението на вземания. Предоставят се препоръки за подобряване на отчетността, вътрешните системи, превантивния контрол, последващите действия.

Стъпки и комбинация от действия

Досъдебните действия по  събиране на  просрочени вземания включват:

❖Изпращане на уведомителни и напомнителни писма

❖Изпращане на кратки текстови съобщения (есемес)

❖Телефонни обаждания до длъжници

❖Лични срещи на адрес на длъжника

„Както вече отбелязах, съществено е тези похвати не да се използват откъслечно и последователно, а в комбинация един с друг – съветва експертът. – Телефонните обаждания трябва да са придружени от посещения. Успоредно се изпращат и уведомителни писма. Преди датата, за която длъжник е направил обещание за плащане, може да се изпрати напомнителен есемес или имейл. Работещите по събирането на вземания трябва да бъдат много активна страна. Лесно е длъжник да даде обещание за плащане, много от нас правят обещания, които не спазват. Аз никога не позволявам на служителите си да получат обещание за плащане след един телефонен разговор и с това да класифицират случая като приключен. Разговорите и срещите продължават до момента, в който нашият клиент потвърди, че парите са постъпили в банковата му сметка.“

Залежаване е равно на загуба

Всеки управител на компания неизбежно си задава въпроса, какво печеля, ако се доверя на експерти по събиране на вземанията. И всеки клиент несъмнено намира собствени ползи в аутсорсването на дейността по събиране на вземания.

„Все още много малка част от бизнеса в България има обособено специализирано вътрешно звено за събиране на вземания – казва Божидар Гергов. – Обикновено търговците или счетоводителите са тези, които “издирват“ закъснели с плащанията клиенти. Налага се тези служители да съвместяват няколко дейности и разбираемо ефективността им намалява. За да изпълняват основните си задължения, те оставят събирането на задълженията на заден план и така те залежават. Докато в един момент не бъдат забелязани отново и тогава се преминава директно към съдебни действия със съпътстващите ги предварителни разходи по държавни такси и адвокатски хонорари. Липсата на приходи заради несъбраните вземания пък затруднява самите клиенти при изплащане на дължимото към техните партньори и така се навлиза в една, за съжаление, безкрайна спирала. Навременното обработване на вземанията, регулярният контакт с длъжника значително повишават шанса за събиране на вземането. На длъжниците, на първо място, не трябва да се позволява да мислят, че са забравени. Клиентите ни могат да спечелят време, човешки и паричен ресурс, ако се обърнат към специализирана агенция за събиране на вземанията.“